Generelle betingelser

1. Gyldighed

Nedenstående afbestillingsfrister gælder for alle løsningsforslag/bestillinger af værelsesblokke og/eller mødelokalefaciliteter foretaget af kunden i forbindelse med overnatning, kurser, møder, konferencer, selskaber og lignende – herefter kaldet værelsesblok/arrangement.  Ved bestilling af helpension og dagpakker gælder et minimum på 10 deltagere.

2. Afbestilling

Alle afbestillinger skal ske skriftligt til oplyst kontaktperson. Afbestillingsfristerne er knyttet til hvert enkelt hotels løsningsforslag for værelsesblok/arrangement. Afbestillingsfristerne skal forstås på følgende måde: Jo tættere vi kommer på datoen for arrangementets start/ankomstdato, desto mindre af værelsesblokken/arrangementet eller antallet af mødedeltagere kan annulleres vederlagsfrit.

Afbestillingsfristerne herunder er specificeret efter størrelse på arrangement/antal værelser/deltagere, når løsningsforslaget aftales. Nedenstående regler gælder ved indgåelse af løsningsforslag for det oprindelig bestilte antal personer/værelser og følger værelsesblokken/arrangementet frem til ankomst.

Et værelsesdøgn = antal værelser*døgn. Eksempel på 20 værelser pr. dag i 3 døgn = 20*3, dvs. 60 værelsesdøgn i alt, følger afbestillingsfristen herunder på 60 værelsesdøgn/deltagere.

Afbestilling af 1-30 dagpakker/helpensionspakker/værelsesdøgn eller deltagere

Antal dage før arrangementets opstart	Hvor meget af det arrangement, der er fastsat i kontrakten, kan afbestilles vederlagsfrit
Frem til 30 dage før første ankomstdag	Hele arrangementet/værelsesblokken* og evt. indbetalt forskud tilbagebetales
29-14 dage før første ankomstdag	Op til 25 % af oprindelig bestilling
13-7 dage før ankomstdag	Op til 10 % af resterende bestilling
6-2 dage før første ankomstdag	Op til 5 % af resterende bestilling

Afbestilling af 31-60 dagpakker/helpensionspakker/værelsesdøgn eller deltagere

Antal dage før arrangementets opstart	Hvor meget af det arrangement, der er fastsat i kontrakten, kan afbestilles vederlagsfrit
Frem til 60 dage før første ankomstdag	Hele arrangementet/værelsesblokken* og evt. indbetalt forskud tilbagebetales
59-30 dage før første ankomstdag	Op til 25 % af oprindelig bestilling
29-14 dage før ankomstdag	Op til 10 % af resterende bestilling
13-7 dage før første ankomstdag	Op til 5 % af resterende bestilling

Afbestilling af 61-150 dagpakker/helpensionspakker/værelsesdøgn eller deltagere

Antal dage før arrangementets opstart	Hvor meget af det arrangement, der er fastsat i kontrakten, kan afbestilles vederlagsfrit
Frem til 90 dage før første ankomstdag	Hele arrangementet/værelsesblokken* og evt. indbetalt forskud tilbagebetales
89-30 dage før første ankomstdag	Op til 25 % af oprindelig bestilling
29-14 dage før ankomstdag	Op til 10 % af resterende bestilling
13-7 dage før første ankomstdag	Op til 5 % af resterende bestilling

Afbestilling af 151-249 dagpakker/helpensionspakker/værelsesdøgn eller deltagere

Antal dage før arrangementets opstart	Hvor meget af det arrangement, der er fastsat i kontrakten, kan afbestilles vederlagsfrit
Frem til 120 dage før første ankomstdag	Hele arrangementet/værelsesblokken* og evt. indbetalt forskud tilbagebetales
119-90 dage før første ankomstdag	Op til 50 % af oprindelig bestilling
89-60 dage før første ankomstdag	Op til 25 % af resterende bestilling
59-30 dage før ankomstdag	Op til 10 % af resterende bestilling
29-14 dage før første ankomstdag	Op til 5 % af resterende bestilling

Afbestilling af 250+ dagpakker/helpensionspakker/værelsesdøgn eller deltagere

Antal dage før arrangementets opstart	Hvor meget af det arrangement, der er fastsat i kontrakten, kan afbestilles vederlagsfrit
Frem til 180 dage før første ankomstdag	Hele arrangementet/værelsesblokken* og evt. indbetalt forskud tilbagebetales
179-150 dage før første ankomstdag	Op til 50 % af oprindelig bestilling
149-90 dage før ankomstdag	Op til 25 % af resterende bestilling
89-30 dage før første ankomstdag	Op til 10 % af resterende bestilling

* Thon Congress Gardermoen har deres egne afbestillingsfrister fra 11 måneder frem til 180 dage før dato for arrangementet.

• Hele arrangementet kan annulleres i sin helhed vederlagsfrit frem til 11 måneder før ankomstdato
• Op til 75 % af arrangementet kan annulleres vederlagsfrit 290-180 dage før ankomstdato
• Ved andre annulleringsfrister gælder øvrige annulleringsfrister

Ved afbestilling, også inden for de angivne frister, skal arrangementets indhold, antal deltagere og antal værelser og værelsesdøgn bekræftes skriftligt af Thon Hotels. Ved afbestilling ud over nævnte frister opkræves kunden et annulleringsgebyr svarende til 100 % af brutto-løsningsforslagets værdi på arrangement/værelsesblok, inklusive evt. moms på seneste bekræftede antal deltagere, værelser og detaljer. Ved afbestilling senere end 48 arbejdstimer før arrangementet eller udeblivelse på selve mødedagen opkræves et annulleringsgebyr svarende til 100 % af aftalt brutto-pris inklusive moms. Aftalte pakkepriser er enhedspriser og kan ikke deles eller ændres før, under eller efter opholdet.

Afbestillingsgebyr iht. dette punkt opkræves, selvom værelsesblokkene eller andre bestilte lokaler helt eller delvis ikke kan benyttes. Det gælder selvom kunden er forhindret i at benytte værelset/lokalet, og selvom det skyldes forhold uden for kundens kontrol (herunder force majeure-begivenheder).

2.1 Langtidskontrakter

Ved annullering af hele arrangementer skal det ske inden 11 måneder før datoen for arrangementet. Hvis flere fremtidige år er reserveret ved annulleringen, forbeholder hotellet sig retten til at revurdere disse. Alle priser er inkl. moms Momssats på lokaleleje/logi er 12 %, og på mad og drikkevarer er den 25 %. Priserne forudsætter samlet bestilling og opgørelse på fællesregning. Ved flerårige aftaler forbeholder hotellet sig retten til at genforhandle aftalen, hvis arrangementet i stor grad afviger fra det oprindelige løsningsforslag. Ved flerårige aftaler, og hvis intet andet er nævnt, forbeholder hotellet sig retten til at justere pris i henhold til årlig stigning i forbrugerprisindekset.

3. Detaljer i arrangementet

Senest 14 dage før arrangementet skal hotellet have modtaget alle detaljer, der har betydning for en vellykket gennemførelse af arrangementet fra kunden – herunder program, navneliste, valg af menu, vin, pauser, teknik m.m.

4. Disponering af hotelværelser

Ankomst- og afrejsetidspunkt skal oplyses på forhånd. Hvis sen ankomst ikke er aftalt (efter kl. 16.00), kan hotellet annullere bestillingen. Værelserne kan påregnes taget i brug efter kl. 15.00 på ankomstdagen, og gæsterne skal have tjekket ud inden kl. 12.00 på afrejsedagen, hvis intet andet er aftalt. Kunden kan blive opkrævet for et ekstra døgn, hvis fristerne ikke overholdes.

5. Særlige forhold

Placering af gaver, brug af specialudstyr, opsætning af dekorationer og plakater, hejsning af flag/vimpler og skiltning skal aftales og godkendes af Thon Hotels på forhånd. Loven tillader ikke, at der nydes medbragt mad og drikkevarer i hotellets lokaler. Kunden skal sørge for, at lydniveauet holdes på et acceptabelt og aftalt niveau, samt at gæsterne retter sig efter aftalte tidspunkter for ophør af møder, servering, musik og dans.

6. Priser og betalingsmåde

Aftalte priser er bindende for begge parter. Varer og service ud over løsningsforslaget bliver opkrævet i henhold til gældende prisliste. Hotellet forbeholder sig retten til at justere priserne som følge af ændrede omkostninger i forbindelse med stigende skatter, afgifter eller andre forhold uden for hotellets kontrol.

Ved ændring af mere end 40 % af værdien af løsningsforslaget, forbeholder hotellet sig retten til at revidere priserne. Betaling skal ske i henhold til løsningsforslaget. Kredit skal aftales på forhånd, og for vores kreditkunder skal fakturaen betales senest 14 dage efter modtagelsen.

Ved for sen betaling beregnes et tillæg på 1 % pr. måned, og kredit vil blive vurderet ved senere lejligheder. Der opkræves et faktureringsgebyr på NOK 95,- pr. faktura. Hvis der er uenighed om fakturaen, skal den betales ved forfald, og arrangør vil eventuelt blive krediteret efter aftale. Der sendes ikke faktura til udenlandske virksomheder.

7. Ansvar for deltagerregninger

Bestiller/slutkunden er ansvarlig for at informere deltagerne om, hvad der dækkes af kunden, og hvad den enkelte selv skal betale. Kunden er ansvarlig for ikke opgjorte deltagerregninger. Hvis en eller flere af deltagerene undlader at deltage i planlagte arrangementer, giver det ikke ret til prisreduktion.

8. Ændringer i kontraktens forudsætninger

Det påhviler kunden og hotellet hurtigst muligt at tage forhold op, der har betydning for løsningsforslaget, betingelserne og afviklingen af arrangementet. Eventuelle specialaftaler og ændringer af betydning for arrangementet skal indgås skriftligt.

Hvis der er reserveret et specifikt lokale til hele eller dele af arrangementet, herunder også lokaler til servering, forbeholder hotellet sig retten til at kunne foretage ændringer i den aftalte opsætning, hvis antallet af deltagere eller andre forhold skulle ændre sig i en sådan grad, at det ikke længere er hensigtsmæssigt at benytte det oprindeligt reserverede lokale.

Ved flerårige løsningsforslag forbeholder hotellet sig retten til at justere priser eller evt. annullere resterende år, hvis et eller flere arrangementer i løsningsforslaget ikke bliver gennemført.

Hvis der med kort varsel bliver behov for opgradering, renovering eller reparation af hotel defineret i aftalen, forbeholder Thon Hotels sig retten til at flytte arrangementet til et andet hotel med tilsvarende standard på samme destination. En sådan ændring skal varsles skriftligt umiddelbart efter, at en sådan opgradering, renovering eller reparation er besluttet af bestyrelsen i Thon Hotels AS.

9. Ansvar for skader, tyveri m.m.

Hotellet påtager sig ikke ansvaret for kundens og eventuelle udstilleres ejendele. Det anbefales, at man selv tegner en forsikring. Kunden står til ansvar for skader, der påføres hotellet af deltagerne. Kunden er også ansvarlig for egne tekniske installationer, og hvad de eventuelt påfører af materiale- eller personskade. Ved udlevering af nøgler til lokaler/værelser er modtageren ansvarlig for låsning, når disse er uden opsyn. Hotellet fraskriver sig ethvert ansvar for personskade, der ikke er en følge af grov uagtsomhed udvist af hotellet. Hotellet har generel ansvarsforsikring.

10. Force Majeure

Hændelser uden for Hotellets kontrol (strejke, lockout, brand, manglende leverancer osv.) før eller under arrangementet, giver hotellet ret til at annullere bestillingen uden erstatningsansvar. En sådan annullering skal uden unødigt ophold kommunikeres til Arrangøren.

11. Forskud/delbetaling/depositum

Hotellet forbeholder sig retten til at bede om op til 100 % forudbetaling af de aftalte ydelser, betalt til hotellet senest 14 dage før ankomst. Hotellet kan bede om et depositum, som skal indbetales ved underskrift af løsningsforslaget. Med depositum menes, at der skal indbetales et beløb svarende til 10 % af løsningsforslagets værdi ved underskrift af løsningsforslag for arrangementet. Ved en eventuel annullering vil dette beløb ikke blive refunderet.

12. Værneting/klager

Alle tvister der måtte opstå mellem parterne i denne aftale eller på andet grundlag, eller mellem gæster og hotellet, skal behandles efter norsk lov. Hvis tvisten ikke løses i mindelighed, skal værneting anvendes. For at eventuelle klager skal blive taget i betragtning skal de fremsættes, så snart der er mulighed for det og senest ved afslutning af arrangementet. Klager, der skyldes forhold uden for hotellets kontrol, skal rettes mod bestiller/kunden.