Allmänna villkor

1. Giltighet

Följande avbokningsfrister gäller för alla lösningsförslag/bokningar av rumsblock, och/eller mötesrumsfaciliteter som gjorts av kunden i samband med boende, kurser, möten, konferenser, fester och liknande – nedan kallade rumsblock/evenemang.  Vid beställning av helpension och dagspaket gäller minst 10 deltagare.

2. Avbokning

Alla avbokningar ska göras skriftligen till angiven kontaktperson. Avbokningsfristerna är kopplade till respektive hotells lösningsförslag för ett rumsblock/evenemang. Avbokningsfristerna ska förstås på följande sätt: Ju närmare startdatumet för evenemanget/ankomstdagen ligger i tiden, desto svårare blir det att göra ändringar i rumsblocket/evenemanget eller antalet mötesdeltagare utan att det innebär någon kostnad.

Nedanstående avbokningsfrister är specifierade utifrån storleken på evenemanget/antalet rum/deltagare, när lösningsförslaget ingicks. Följande regler gäller vid ingående av ett lösningsförslag, för det antal personer/rum som ursprungligen bokades, och följer rumsblocket/evenemanget fram till ankomst.

Ett boendedygn = antal rum*dygn. Exempel på 20 rum per dag i 3 dygn = 20*3, vilket innebär 60 rumsdygn totalt. Avbokningsfristen blir då följaktligen 60 rumsdygn/deltagare.

Avbokning av 1-30 dagspaket/helpensionspaket/rumsdygn eller deltagare

Antal dagar före evenemangets startdatum	Hur stor del av det avtalade evenemanget kan ställas in utan kostnad
Fram till 30 dagar före avtalad ankomstdag	Hela evenemanget/rumsblocket* och eventuellt inbetalt förskott återbetalas
29-14 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 25 % av den ursprungliga bokningen
13-7 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 10 % av återstående bokning
6-2 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 5 % av återstående bokning

Avbokning av 31-60 dagspaket/helpensionspaket/rumsdygn eller deltagare

Antal dagar före evenemangets startdatum	Hur stor del av det avtalade evenemanget kan ställas in utan kostnad
Fram till 60 dagar före avtalad ankomstdag	Hela evenemanget/rumsblocket* och eventuellt inbetalt förskott återbetalas
59-30 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 25 % av den ursprungliga bokningen
29-14 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 10 % av återstående bokning
13-7 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 5 % av återstående bokning

Avbokning av 61-150 dagspaket/helpensionspaket/rumsdygn eller deltagare

Antal dagar före evenemangets startdatum	Hur stor del av det avtalade evenemanget kan ställas in utan kostnad
Fram till 90 dagar före avtalad ankomstdag	Hela evenemanget/rumsblocket* och eventuellt inbetalt förskott återbetalas
89-30 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 25 % av den ursprungliga bokningen
29-14 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 10 % av återstående bokning
13-7 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 5 % av återstående bokning

Avbokning av 151-249 dagspaket/helpensionspaket/rumsdygn eller deltagare

Antal dagar före evenemangets startdatum	Hur stor del av det avtalade evenemanget kan ställas in utan kostnad
Fram till 120 dagar före avtalad ankomstdag	Hela evenemanget/rumsblocket* och eventuellt inbetalt förskott återbetalas
119-90 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 50 % av återstående bokning
89-60 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 25 % av återstående bokning
59-30 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 10 % av återstående bokning
29-14 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 5 % av återstående bokning

Avbokning av 250+ dagspaket/helpensionspaket/rumsdygn eller deltagare

Antal dagar före evenemangets startdatum	Hur stor del av det avtalade evenemanget kan ställas in utan kostnad
Fram till 180 dagar före avtalad ankomstdag	Hela evenemanget/rumsblocket* och eventuellt inbetalt förskott återbetalas
179-150 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 50 % av återstående bokning
149-90 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 25 % av återstående bokning
89-30 dagar före avtalad ankomstdag	Upp till 10 % av återstående bokning

* För Thon Congress Gardermoen gäller separata avbokningsfrister från 11 månader upp till 180 dagar före evenemangsdatum.

• Hela evenemanget kan avbokas kostnadsfritt upp till 11 månader före ankomstdatum
• Upp till 75 % av evenemanget kan avbokas kostnadsfritt från 290-180 dagar före ankomstdatum
• För övriga avbokningsfrister gäller andra avbokningsfrister

Vid avbokning, även inom givna tidsfrister, ska evenemangets innehåll, antal deltagare samt antal rum och rumsdygn bekräftas skriftligen av Thon Hotels. Vid avbokning utöver nämnda tidsfrister debiteras kunden en avbokningsavgift motsvarande 100 % av bruttolösningsförslagets värde på evenemanget/rumsblocket inklusive ev. moms, på senast bekräftat antal deltagare, rum och detaljer. Vid avbokning senare än 48 timmar före evenemanget, eller uteblivelse på själva mötesdagen, debiteras en avbokningsavgift motsvarande 100 % av överenskommet bruttopris inklusive moms. Överenskomna paketpriser är enhetspriser och kan inte splittas eller ändras före, under eller efter vistelsen.

Avbokningsavgiften enligt denna punkt gäller även om rumsblocken eller andra bokade lokaler helt eller delvis inte kan nyttjas. Detta gäller även om kunden för förhinder att nyttja rummet/lokalen, och även om det skulle bero på omständigheter utanför kundens kontroll (inklusive force majeure-händelser).

2.1 Långtidskontrakt:

Om avbokning ska göras av kompletta evenemang måste detta ske senast 11 månader före evenemangsdatumet. Om det finns bokningar för flera år fram i tiden vid avbokningstillfället förbehåller sig hotellet rätten att ompröva dessa. Alla priser är inklusive moms. Momssatsen på lokalhyra/logi är 12 %, på mat & dryck 25 %. Priserna förutsätter en samlad bokning och att avräkning görs på en och samma nota. Vid fleråriga avtal förbehåller sig hotellet rätten att omförhandla avtalet om evenemanget avviker väsentligt från det ursprungliga lösningsförslaget. Vid fleråriga avtal och om inget annat anges förbehåller sig hotellet rätten att justera priset enligt en årlig ökning av konsumentprisindex.

3. Detaljer kring evenemanget

Senast 14 dagar före evenemanget ska kunden förse hotellet med alla detaljer som är viktiga för ett lyckat genomförande av evenemanget, inklusive program, namnlista, val av meny, vin, pauser, teknik m.m. .

4. Disponering av hotellrum

Tid för ankomst och avresa måste anges på förhand. Om sen ankomst inte avtalats (efter kl. 16.00) kan hotellet avboka bokningen. Rummen förväntas vara klara efter kl. 15.00 på ankomstdagen och gästerna måste ha checkat ut senast kl. 12.00 på avresedagen om inte annat avtalats. Om tidsfristen inte hålls kan kunden komma att debiteras för ett extra dygn.

5. Särskilda förutsättningar

Utplacering av gåvor, användning av specialutrustning, uppsättning av dekorationer och affischer, hissning av flaggor/vimplar, skyltning etc. måste avtalas och godkännas i förväg. Att inta medhavd mat och dryck på hotellets område är inte tillåtet enligt lag. Kunden ansvarar för att ljudnivån hålls på en acceptabel och överenskommen nivå samt att gästerna följer överenskomna tider när det gäller avslutning av möten, servering, musik och dans.

6. Priser och betalningssätt:

Överenskomna priser är bindande för båda parter. Varor och tjänster utöver den föreslagna lösningen debiteras enligt gällande prislista. Hotellet förbehåller sig rätten att justera priser till följd av ändrade kostnader på grund av höjda skatter, avgifter eller andra omständigheter som ligger utanför hotellets kontroll.

Vid ändringar på mer än 40 % av värdet på den föreslagna lösningen förbehåller sig hotellet rätten att revidera priserna. Betalning ska ske såsom specificerats i den föreslagna lösningen. Kreditbetalning måste avtalas i förväg och för våra kreditkunder gäller att fakturan ska vara betald senast 14 dagar efter mottagandet.

Vid försenad betalning beräknas ett tillägg på 1 % per månad och framtida krediter kommer att prövas. Det tillkommer en faktureringsavgift på 95 NOK per faktura. Om det råder oenighet om fakturan ska denna likväl betalas på förfallodagen. Eventuell kreditering sker efter överenskommelse. Fakturor skickas inte till utländska företag.

7. Ansvar för deltagarnas egna gästnotor

Beställaren/slutkunden ansvarar för att informera deltagarna om vad som ingår, och vad den enskilde själv ska betala. Kunden ansvarar för oreglerade gästnotor från deltagarna. En eller flera deltagares underlåtenhet att delta i planerade evenemang ger inte rätt till prisavdrag.

8. Ändringar i avtalsvillkoren

Det åligger kunden och hotellet att så snart som möjligt ta itu med ärenden som har betydelse för den föreslagna lösningen, förutsättningarna och evenemangets avveckling. Eventuella särskilda överenskommelser och förändringar av betydelse för evenemanget ska göras skriftligen.

Om en specifik lokal reserverats för hela eller delar av evenemanget, inklusive lokaler för servering, förbehåller sig hotellet rätten att göra ändringar i den överenskomna utformningen om antalet deltagare eller andra omständigheter skulle förändras i sådan utsträckning att det inte längre är lämpligt att använda den ursprungligen reserverade lokalen.

Om lösningsförslaget sträcker sig över flera år i tiden förbehåller sig hotellet rätten att justera priserna eller eventuellt ställa in resterande år, om en eller flera evenemang i lösningsförslaget inte genomförs.

Om det med kort varsel uppstår behov av uppgradering, renovering eller reparation av ett i avtalet definierat hotell förbehåller sig Thon Hotels rätten att flytta evenemanget till ett annat hotell med liknande standard på samma destination. En sådan förändring ska skriftligen meddelas omedelbart efter att styrelsen för Thon Hotels AS har fattat beslut om sådan uppgradering, renovering eller reparation.

9. Ansvar vid skada, stöld m.m.

Hotellet tar inget ansvar för kundens och eventuella utställares ägodelar. Vi rekommenderar istället att ni tecknar egen försäkring. Kunden ansvarar för eventuella skador som deltagarna orsakar på hotellet. Kunden ansvarar även för sina egna tekniska installationer och vad dessa kan orsaka vad gäller material- eller personskador. Vid överlämnande av nycklar till lokaler/rum ansvarar mottagaren för låsning när dessa är obevakade. Hotellet frånsäger sig allt ansvar för personskada som inte är ett resultat av grov vårdslöshet visad av hotellet. Hotellet har en allmän ansvarsförsäkring.

10. Force Majeure

Händelser utanför Hotellets kontroll (strejk, lockout, brand, uteblivna leveranser etc.), före eller under evenemanget ger hotellet rätt att avboka bokningen utan ersättningsansvar. Sådan avbokning ska meddelas till Arrangören utan onödigt dröjsmål.

11. Förskott/Delbetalning/Reserverat belopp

Hotellet förbehåller sig rätten att begära upp till 100 % i förskottsbetalning av de överenskomna tjänsterna och att de betalas till hotellet senast 14 dagar före ankomst. Hotellet kan begära att få reservera ett belopp som måste betalas i samband med att lösningsförslaget undertecknas. Med reserverat belopp avses att motsvarande 10 % av lösningsförslagets värde ska erläggas i samband med att lösningsförslaget för evenemanget undertecknas. Vid eventuell avbokning återbetalas inte detta belopp.

12. Tvister/Klagomål

Alla tvister som kan uppstå mellan parterna i detta avtal eller på någon annan grund, eller mellan gäster och hotellet, ska hanteras i enlighet med norsk lag. Om tvisten inte kan lösas i godo ska den avgöras i rätten. För att eventuella klagomål ska tas i beaktande måste de framställas så snart som möjligt, och senast i slutet av evenemanget. Klagomål på grund av omständigheter utanför hotellets kontroll ska framställas till beställaren/kunden.